Bahasa Inggris untuk Surat Menyurat
Memahami dan bisa menggunakan ungkapan bahasa Inggris yang dipakai dalam surat banyak manfaatnya. Surat menyurat adalah bagian penting dari komunikasi antara perusahaan, instansi pemerintah, maupun individu. Kemampuan menulis surat yang efektif dan menggunakan bahasa yang tepat sangat diperlukan. Pemilihan ungkapan yang tepat sangat penting agar pesan yang dituliskan di surat tersampaikan dengan tepat.
Berikut ini adalah beberapa ungkapan dan frasa yang sering digunakan dalam surat menyurat berbahasa Inggris.
1. Ungkapan Pembuka Surat
Setiap surat dimulai dengan ungkapan pembuka yang sesuai dengan jenis surat.
Formal:
· Dear Sir/Madam, (Jika tidak tahu nama penerima)
· Dear Mr. [Nama],
· Dear Ms. [Nama],
· To Whom It May Concern, (Jika tujuan surat tidak spesifik)
· Dear [Jabatan],
Informal:
· Hello [Nama],
· Hi [Nama],
2. Isi Surat yang Berupa Pemberitahuan
Surat yang berisi pemberitahuan berisi informasi penting yang perlu diketahui penerima.
Berikut adalah beberapa ungkapan yang bisa digunakan:
· We are writing to inform you that...
· This is to notify you that...
· Please be advised that...
· We would like to bring to your attention...
· We are pleased to announce...
Contoh kalimat:
a. We are writing to inform you that the meeting scheduled for Monday has been postponed.
b. Please be advised that the office will be closed on national holidays.
3. Isi Surat yang Berupa Permohonan
Surat permohonan berfungsi untuk meminta sesuatu secara formal.
Berikut adalah ungkapan yang sering digunakan dalam surat permohonan:
· We would like to request...
· We kindly request...
· We are writing to request...
· Could you please provide us with...
· I would like to ask for your assistance in...
Contoh kalimat:
a. We would like to request your approval for the new project proposal.
b. Could you please provide us with a copy of the contract?
4. Isi Surat yang Berupa Undangan
Surat undangan digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang ke acara tertentu.
Ungkapan yang umum digunakan adalah:
· We are pleased to invite you to...
· You are cordially invited to...
· It is our pleasure to invite you to...
· We would be honored if you could attend...
Contoh kalimat:
a. We are pleased to invite you to our annual conference on November 25th.
b. You are cordially invited to attend the product launch event on December 5th.
5. Isi Surat yang Berupa Klarifikasi
Surat klarifikasi digunakan untuk memberikan penjelasan atau mengoreksi informasi yang sebelumnya salah atau tidak jelas.
Beberapa ungkapan yang digunakan dalam surat klarifikasi antara lain:
· We would like to clarify...
· To clarify the situation...
· Please allow us to clarify...
· We would like to take this opportunity to correct the misunderstanding...
Contoh kalimat:
a. We would like to clarify the terms of the contract to avoid any misunderstandings.
b. Please allow us to clarify the recent changes to our policy.
6. Isi Surat yang Berupa Permintaan Maaf
Dalam surat yang berisi permintaan maaf, penting untuk menggunakan bahasa yang sopan dan menunjukkan rasa penyesalan yang tulus.
Berikut adalah ungkapan yang bisa digunakan:
· We apologize for the inconvenience caused...
· Please accept our sincere apologies for...
· We regret to inform you that...
· We would like to express our deepest apologies for...
Contoh kalimat:
a. We apologize for the delay in responding to your inquiry.
b. Please accept our sincere apologies for the inconvenience caused by the system error.
7. Cara Menutup Surat
Menutup surat dengan cara yang tepat sangat penting untuk menjaga kesan profesional.
Berikut adalah beberapa ungkapan penutupan yang bisa digunakan, tergantung pada tingkat formalitas surat:
Formal:
· Yours faithfully, (Jika surat dimulai dengan “Dear Sir/Madam”)
· Yours sincerely, (Jika surat dimulai dengan nama penerima)
· Kind regards,
· Best regards,
· Respectfully yours,
Informal:
· Best wishes,
· Warm regards,
· Sincerely,
· Take care,
Contoh kalimat:
a. Yours sincerely,
[Nama]
b. Kind regards,
[Nama]
